Part 59. Vendor 견적을 받다 - RFQ(Request for Quotation)

1. 설계가 끝났다면, 이제 얼마인지 물어볼 차례

 

Beer to Zero Project의 설계 단계가 마무리되고 구매 단계인 Procurement에 들어왔습니다.

 

앞선 Part 57에서는 어떤 장비를 어떤 전략으로 구매할 것인지 결정했고, Part 58에서는 Vendor에게 어떤 성능과 설계 조건을 요구할 것인지 Equipment Specification을 작성했습니다.

 

이제 프로젝트 팀은 한 가지 질문에 답해야 합니다.

 

“우리가 요구하는 장비를 실제로 공급하는 데 얼마의 비용이 들며, 언제까지 납품할 수 있을까요?”

 

예를 들어 무알콜 맥주 생산공정에 필요한 열교환기, 냉각기, 펌프, 저장탱크를 구매한다고 가정해 보겠습니다. 설계팀은 각 장비의 용량과 운전 조건을 결정했지만, 직접 장비를 제작하는 제조사는 아닙니다. 따라서 장비 제작이 가능한 Vendor에게 사양을 전달하고 기술 제안과 견적을 받아야 합니다.

 

이때 사용하는 문서가 바로 RFQ입니다.

 

RFQ는 Request for Quotation의 약자로, 공급업체에 특정 제품이나 장비의 가격과 공급 조건을 공식적으로 요청하는 문서 또는 절차를 의미합니다. 산업 플랜트 프로젝트에서는 단순히 가격만 요청하는 것이 아니라, 기술 사양과 공급 범위, 납기, 검사 및 제출 문서 등의 조건을 함께 전달하는 경우가 많습니다.

 

다만 장비의 기술적 해결책 자체가 아직 정해지지 않았다면, 단순한 RFQ만으로는 충분하지 않을 수 있습니다. 이때는 기술적 대안과 수행 방안까지 제안받는 RFP(Request for Proposal) 또는 사전 정보 수집을 위한 RFI(Request for Information)를 활용할 수 있습니다.

 

RFQ의 목적은 명확합니다. 설계팀이 정의한 요구사항을 바탕으로, 서로 비교할 수 있는 기술 제안과 상업 견적을 확보하는 것입니다.

 

 

2. RFQ는 언제 발행하는가?

 

일반적인 EPC 및 산업 플랜트 프로젝트에서 RFQ는 장비의 구매 사양이 어느 정도 확정된 이후 발행됩니다.

 

지금까지의 Beer to Zero Project를 기준으로 보면 다음과 같은 흐름입니다.

 

Procurement Strategy → Equipment Specification → RFQ → Quotation 수령 → TBE/CBE → Vendor 선정 → Purchase Order

 

각 단계는 서로 연결되어 있습니다.

 

Procurement Strategy에서는 구매 대상과 구매 전략을 정합니다. Equipment Specification에서는 장비가 충족해야 할 설계 조건과 성능 요구사항을 구체화합니다. RFQ에서는 이 정보를 공급업체에 전달하고, Quotation을 통해 공급업체의 제안과 가격을 받습니다.

 

여기서 중요한 점은 RFQ를 발행했다고 해서 구매할 장비의 모든 설계가 완전히 끝났다는 의미는 아니라는 것입니다. 실제 프로젝트에서는 기본 설계가 확정된 상태에서 주요 구매 조건을 정의하고, Vendor의 기술 제안을 검토하면서 세부 사항을 조정하기도 합니다.

 

다만 핵심 설계 조건이 불명확하면 Vendor마다 서로 다른 가정으로 견적을 제출할 수 있습니다. 결과적으로 가격 비교가 어려워지고, 선정 이후 추가 비용이나 설계 변경이 발생할 가능성이 커집니다.

 

따라서 RFQ 발행 전에는 최소한 구매 대상, 필수 성능, 공급 범위, 주요 인터페이스 및 납기 조건이 명확한지 확인해야 합니다.

 

 

3. RFQ에는 어떤 내용이 들어가는가?

 

RFQ의 구체적인 구성은 회사의 구매 절차, 프로젝트 규모, 장비 종류 및 계약 방식에 따라 달라집니다. 그러나 산업 플랜트의 주요 기자재를 구매한다면 다음과 같은 항목을 검토할 수 있습니다.

 

3.1. Technical Specification 및 Datasheet

가장 중요한 자료입니다.

 

Vendor는 장비의 종류만 알아서는 정확한 견적을 산출하기 어렵습니다. 어떤 유체를 취급하는지, 어느 온도와 압력에서 운전하는지, 어느 정도의 처리량이 필요한지 알아야 적절한 재질과 구조, 장비 크기 및 구동 방식을 검토할 수 있기 때문입니다.

 

예를 들어 무알콜 맥주 생산공정의 열교환기를 구매한다고 가정해 보겠습니다.

 

RFQ에는 다음과 같은 정보를 포함할 수 있습니다.

 

• 장비명 및 Equipment Tag Number
• 처리 유체와 유량
• 정상 운전 조건 및 설계 온도·압력
• 요구 열부하와 입·출구 온도
• 열교환기 형식 및 주요 재질 요구사항
• 적용 코드와 설계 기준
• 세척 및 위생 관련 요구사항
• 검사 및 시험 조건

특히 식품 및 음료 공정에서는 제품 접촉부의 재질, 세척성, 배수성, 오염 방지 등도 중요할 수 있습니다. 실제 적용 조건은 제품의 특성, 공정의 위생 등급 및 프로젝트 기준에 따라 결정해야 합니다.

 

이러한 자료가 구체적일수록 Vendor는 요구사항에 맞는 장비를 검토하고, 발주자는 공급업체 간 제안을 더욱 정확하게 비교할 수 있습니다.

 

3.2. Scope of Supply

Scope of Supply는 Vendor가 어디까지 공급해야 하는지를 정의하는 항목입니다.

 

예를 들어 냉각기를 구매한다고 해서 모든 Vendor가 동일한 구성품을 공급하는 것은 아닙니다.

 

한 업체는 냉동기 본체만 견적에 포함할 수 있고, 다른 업체는 펌프와 제어반, 계측기, 연결 배관까지 포함할 수 있습니다. 두 견적의 총액만 비교하면 실제 공급 범위의 차이를 놓치게 됩니다.

 

따라서 RFQ에서는 다음 항목을 구분해야 합니다.

 

• 장비 본체 및 내부 구성품
• 모터, 펌프, 밸브 및 계측기
• 제어반과 제어 시스템 인터페이스
• 현장 연결부 및 부속품
• 설치 및 시운전 지원
• 예비품과 특수 공구
• 운전 및 유지보수 매뉴얼
• Vendor Drawing 및 기술 문서

모든 항목이 모든 장비에 필요한 것은 아닙니다. 핵심은 프로젝트에서 필요한 항목을 명시하고, Vendor가 포함하는 범위와 제외하는 범위를 분명하게 구분하는 것입니다.

 

3.3. Delivery Schedule

장비 가격이 예산에 맞더라도 납기가 프로젝트 일정과 맞지 않으면 구매에 성공했다고 보기 어렵습니다.

 

예를 들어 냉각기가 20주 후에 납품될 수 있다고 가정해 보겠습니다. 건물과 배관 공사가 12주 후에 완료되더라도 냉각기가 도착하지 않으면 관련 설치와 시운전이 지연될 수 있습니다.

 

RFQ에서는 다음과 같은 일정을 확인할 수 있습니다.

 

• 기술 자료 제출 일정
• 도면 승인 이후 제작 착수 일정
• 주요 자재 조달 및 제작 기간
• 검사 및 시험 일정
• 출하 가능일
• 현장 도착 예정일

여기서 Lead Time은 일반적으로 발주 또는 계약상 합의된 기준 시점부터 공급업체가 장비를 납품하기까지 걸리는 기간을 의미합니다. 다만 계산 기준은 Vendor마다 다를 수 있으므로, 견적 요청 시 기준 시점을 명확하게 지정해야 합니다.

 

또한 제작 완료일과 현장 도착일은 다를 수 있습니다. 운송과 통관, 포장 및 현장 반입 조건까지 고려해야 실제 프로젝트 일정에 반영할 수 있습니다.

 

3.4. Inspection, Testing 및 Documentation

장비가 현장에 도착한 후에야 성능이나 품질 문제를 발견한다면 수정 비용과 일정 부담이 커질 수 있습니다.

 

따라서 RFQ 단계에서 필요한 검사와 시험, 제출 문서를 미리 정의하는 것이 중요합니다.

 

예를 들어 다음과 같은 항목을 요구할 수 있습니다.

 

• Inspection and Test Plan(ITP)
• 재질 성적서 및 관련 품질 기록
• 압력시험 또는 누설시험 결과
• 성능시험 및 기능시험
• Factory Acceptance Test(FAT), 필요시
• 제작 도면 및 설치 도면
• 운전·정비 매뉴얼
• 최종 제작 문서 패키지

구체적인 시험 방법과 합격 기준은 장비 종류, 적용 코드, 구매 사양 및 계약 조건에 따라 결정해야 합니다. 모든 장비에 동일한 검사를 일괄 적용하는 것은 적절하지 않습니다.

 

RFQ 단계에서 이러한 요구사항을 빠뜨리면 계약 이후 추가 비용이 발생하거나, Vendor와 검사 범위를 두고 협의가 길어질 수 있습니다.

 

3.5. Commercial Terms

RFQ에는 기술 조건뿐만 아니라 상업 조건도 포함될 수 있습니다.

 

대표적인 항목은 다음과 같습니다.

 

• 견적 유효기간
• 통화 및 세금 조건
• 지급 조건
• 운송비와 포장비
• 보증 기간 및 보증 범위
• 납기 지연에 대한 계약 조건
• 견적에 포함되지 않은 항목
• 선택 사양 및 대체안의 가격

특히 견적 유효기간은 중요합니다. Vendor가 제출한 가격이 특정 기간에만 유효하다면, 내부 기술 검토와 구매 승인에 시간이 걸리는 동안 원래 가격을 적용하지 못할 수도 있습니다.

 

상업 조건은 구매 부서가 주도하되, Engineering·Project Management·Finance 등 관련 부서와 협의해 프로젝트에 적합한 조건을 설정하는 것이 일반적입니다.

 

 

4. Vendor에게 RFQ를 보내는 과정

 

RFQ 발행은 단순히 여러 업체에 이메일을 보내는 업무가 아닙니다. 공급업체가 같은 기준으로 견적을 제출할 수 있도록 문서와 절차를 관리하는 과정입니다.

 

Step 1. 견적 대상 Vendor 선정

먼저 구매 대상 장비를 공급할 수 있는 업체를 선정합니다.

 

이때 Approved Vendor List(AVL)를 활용할 수 있습니다. AVL은 회사나 프로젝트에서 승인한 공급업체 목록으로, 적용 기준과 승인 절차는 조직마다 다릅니다.

 

장비의 기술적 적합성, 유사 프로젝트 실적, 제작 능력, 품질 시스템, 납기 대응 능력 등을 고려해 RFQ 발송 대상을 정합니다.

 

모든 프로젝트에서 반드시 동일한 수의 업체에 견적을 요청해야 하는 것은 아닙니다. 경쟁 확보, 시장 상황, 독점 기술 여부, 내부 구매 규정 등을 고려해 결정합니다.

 

Step 2. RFQ Package 작성 및 발행

선정된 Vendor에게 RFQ Package를 전달합니다.

 

일반적으로 다음 자료를 하나의 패키지로 관리합니다.

 

• RFQ 문서 및 견적 제출 지침
• Equipment Specification 및 Datasheet
• 관련 PFD, P&ID 또는 배치도
• 적용 코드 및 프로젝트 표준
• 공급 범위 및 인터페이스 조건
• 납기 요구사항
• 기술·상업 견적 제출 양식
• 견적 제출 마감일 및 문의 절차

모든 장비에 PFD나 P&ID가 반드시 필요한 것은 아니지만, 장비의 기능과 연결 조건을 이해하는 데 필요한 도면은 제공하는 것이 좋습니다.

 

또한 RFQ 발행 이후 사양이 변경된다면 개정 번호와 변경 내용을 관리해야 합니다. 서로 다른 Revision을 기준으로 제출된 견적을 비교하면 기술적 오해가 발생할 수 있기 때문입니다.

 

Step 3. Vendor 문의 및 Clarification

Vendor는 RFQ를 검토하면서 추가 정보를 요청할 수 있습니다.

 

예를 들어 열교환기의 요구 열부하는 정의되어 있지만 제품 측 압력강하의 허용 범위가 명시되지 않았다면, Vendor는 설계와 견적에 필요한 조건을 문의할 수 있습니다.

 

이러한 질의응답을 Technical Clarification이라고 합니다.

 

이때 중요한 것은 특정 업체에만 중요한 정보를 제공하지 않는 것입니다. 여러 업체의 견적 비교에 영향을 주는 사양 변경이나 해석 기준이 발생했다면, 공정한 경쟁과 비교 가능성을 위해 해당 변경사항을 관련 입찰자에게 동일하게 전달하고 공식 문서에 반영해야 합니다.

 

Step 4. Quotation 수령

RFQ에 대한 회신으로 Vendor는 Quotation 또는 Proposal을 제출합니다.

 

일반적으로 견적에는 가격과 납기뿐만 아니라 기술 제안서, 데이터시트, 공급 범위, 예외 사항 및 상업 조건 등이 포함될 수 있습니다.

 

견적을 받았다고 해서 곧바로 가격 비교부터 시작해서는 안 됩니다. 먼저 제출 자료가 완전한지, 요구한 형식과 기준을 따랐는지 확인해야 합니다.

 

이후 기술 조건과 상업 조건을 검토하고, 필요하면 추가 질의 및 견적 수정을 요청합니다.

 

 

5. RFQ 이후, 가장 중요한 것은 견적의 비교 가능성

 

이제 세 곳의 Vendor로부터 냉각기 견적을 받았다고 가정해 보겠습니다.

 

다음 표는 RFQ 이후 발생할 수 있는 상황을 설명하기 위한 가상의 예시입니다. 실제 시장 가격이나 특정 장비의 표준 견적을 의미하지는 않습니다.

 

항목	Vendor A	Vendor B	Vendor C
견적 금액	8,000만 원	9,200만 원	8,600만 원
요구 냉각 용량	충족	충족	충족
제어반	제외	포함	포함
현장 시운전 지원	제외	포함	별도 견적
납기	16주	20주	18주

 

표만 보면 Vendor A가 가장 저렴합니다. 그러나 A의 견적에는 제어반과 현장 시운전 지원이 포함되어 있지 않습니다.

 

반면 Vendor B는 견적 금액이 가장 높지만, 해당 항목들이 포함되어 있습니다. Vendor C 역시 일부 항목을 별도로 견적해야 하므로 최종 비용을 확인하기 전에는 정확한 비교가 어렵습니다.

 

이처럼 견적 금액이 다르다는 사실보다, 각 견적이 동일한 요구사항과 공급 범위를 기준으로 작성되었는지를 먼저 확인해야 합니다.

 

필요하다면 제외 항목을 추가한 수정 견적을 요청하거나, 별도 비용을 반영해 동일한 공급 범위로 비교할 수 있도록 견적을 정규화해야 합니다. 다만 별도 항목의 가격을 임의로 추정하기보다는 Vendor의 확인된 금액과 조건을 사용하는 것이 바람직합니다.

 

또한 기술적 요구사항을 충족하지 못하는 견적은 가격이 저렴하더라도 동등한 대안으로 취급할 수 없습니다. 필수 성능과 안전 조건을 충족하는지 먼저 확인한 다음, 납기와 총비용, 유지보수 조건 등을 종합적으로 평가해야 합니다.

 

이 과정이 다음 단계인 TBE(Technical Bid Evaluation)와 CBE(Commercial Bid Evaluation)의 출발점입니다.

 

 

6. RFQ 단계에서 자주 발생하는 실수

 

6.1. 사양이 불명확한 상태에서 견적을 요청하는 경우

설계 조건이 충분히 정의되지 않으면 Vendor마다 서로 다른 가정을 적용합니다.

 

예를 들어 냉각 용량만 전달하고 입·출구 온도나 유량, 설계 조건을 충분히 제공하지 않으면, 업체별로 서로 다른 설계 기준을 적용할 수 있습니다.

 

이렇게 받은 견적은 가격이 다르더라도 실제로 동일한 성능을 제공하는지 판단하기 어렵습니다.

 

6.2. 공급 범위를 명확하게 구분하지 않는 경우

장비 본체만 공급하는지, 계측기와 제어반, 부속품 및 시운전 지원까지 포함하는지 명확하지 않으면 계약 이후 추가 비용이 발생할 수 있습니다.

 

RFQ에서는 Included, Excluded, Optional 등의 구분을 활용해 공급 범위를 명시하는 것이 좋습니다.

 

6.3. 납기 기준을 통일하지 않는 경우

어떤 Vendor는 발주일을 기준으로 납기를 계산하고, 다른 Vendor는 도면 승인일이나 선급금 지급일을 기준으로 계산할 수 있습니다.

 

이 경우 두 업체가 제시한 16주와 20주를 그대로 비교하면 실제 납품 일정에 대한 잘못된 판단을 할 수 있습니다.

 

따라서 견적 요청 시 Lead Time의 시작점과 종료점을 명확히 정의해야 합니다.

 

6.4. 견적서의 예외 사항을 확인하지 않는 경우

Vendor는 RFQ의 모든 조건을 수용하지 않고 일부 요구사항에 예외를 제시할 수 있습니다.

 

예를 들어 요구 재질 대신 다른 재질을 제안하거나, 특정 시험을 공급 범위에서 제외할 수 있습니다.

 

이러한 사항은 견적서의 Deviation, Exception 또는 Clarification 항목에 기재될 수 있습니다. 가격이 낮다는 이유로 이를 확인하지 않으면, 구매 이후 설계 변경이나 추가 비용이 발생할 수 있습니다.

 

 

7. RFQ는 단순한 가격 요청서가 아니다

 

RFQ는 Engineering과 Procurement를 연결하는 중요한 문서입니다.

 

Engineering은 장비가 충족해야 하는 성능과 설계 조건을 정의하고, Procurement는 이를 바탕으로 공급업체에 견적을 요청하고 상업 조건을 확보합니다. Vendor는 해당 요구사항을 검토해 실제로 공급할 수 있는 장비와 조건을 제안합니다.

 

이 과정이 잘 이루어져야 프로젝트 팀은 단순히 가장 저렴한 업체가 아니라, 요구 성능을 충족하면서 비용과 납기, 공급 범위까지 적합한 업체를 선정할 수 있습니다.

 

Beer to Zero Project에서도 마찬가지입니다. 무알콜 맥주 생산에 필요한 장비를 구매할 때 중요한 것은 견적서를 많이 받는 것이 아닙니다. 동일한 기준으로 비교할 수 있는 견적을 확보하는 것입니다.

 

RFQ가 명확하면 Vendor의 불필요한 질의가 줄어들고, 견적 검토가 수월해지며, 계약 이후 발생할 수 있는 범위 분쟁과 추가 비용도 줄일 수 있습니다.

 

다음 단계에서는 이렇게 수령한 견적을 실제로 어떻게 검토할 것인지 살펴보겠습니다.

 

다음 글: Part 60. 어떤 Vendor를 선택할 것인가 - Technical Bid Evaluation(TBE)

 

RFQ를 통해 견적을 받았다면, 이제 Engineering은 가격이 아닌 기술적 적합성부터 확인해야 합니다. 다음 글에서는 Vendor별 기술 제안서를 비교하고, 요구사항 충족 여부와 예외 사항을 검토해 기술적으로 적합한 업체를 선정하는 과정을 살펴보겠습니다.

 

 

Beer to Zero Project 연재 순서

 

PART 6. Procurement — 설계한 장비를 실제로 주문하다

 

• Part 57. 설계한 장비를 구매할 준비를 하다 - Procurement Strategy
• Part 58. Vendor에게 무엇을 요구할 것인가 - Equipment Specification
• Part 59. Vendor 견적을 받다 - RFQ
• Part 60. 어떤 Vendor를 선택할 것인가 - Technical Bid Evaluation
• Part 61. 가격만 보고 장비를 고르면 안 되는 이유 - Technical & Commercial Evaluation
• Part 62. 드디어 장비를 주문하다 - Purchase Order
• Part 63. Vendor가 보내온 도면을 검토하다 - Vendor Drawing Review
• Part 64. Vendor의 장비가 설계조건을 만족하는가 - Vendor Data Review
• Part 65. 공장에서 장비를 직접 검사하다 - FAT